Eso ya lo habíamos hablado

Hay horas de trabajo que nunca metemos en el presupuesto de un proyecto.

Son las horas que dedicamos, meses después de la entrega, a reconstruir decisiones que ya habíamos tomado.

Revisamos correos, comparamos versiones, volvemos a llamar a las mismas personas para averiguar por qué descartamos una opción u otra y por qué acabamos eligiendo la que elegimos. Si hay suerte, si hay mucha suerte, tal vez alguien en el despacho se acuerda y podemos reconstruir la historia.

Uno recuerdda que tenía algo que ver con una cuestión de espacio. Otro que lo había pedido el cliente. Alguien esta seguro de que había un tema técnico, o de normativa, aunque no sabe cuál. Quien seguro que podría aclararlo ya no trabaja en el despacho.

Al final se nos va más tiempo en averiguar por qué se hizo aquello que en estudiar la alternativa que teníamos delante.

Resulta que no es una situación tan rara. He visto que en los despachos pequeños tomamos decisiones continuamente y muchas quedan resueltas en una conversación de pasada, una llamada o una reunión de la todo el mundo sale pensando que ha entendido lo mismo que los demás. No tiene sentido escribirlo. Somos pocos, tenemos el proyecto en la cabeza y todos sabemos de qué estamos hablando.

Pero pasa el tiempo.

Nuevos proyectos. Nuevas decisiones. Lo que todos teníamos tan claro se mezcla con nueva información y se va difuminando.

Meses después vuelve el cliente con algo nuevo.

Preparar una nueva fase. Responder a una administración. Explicar a alguien que se incorpora al equipo por qué el trabajo está como está.

Entonces descubrimos que tenemos el resultado de muchas decisiones, pero hemos perdido el camino que nos llevó hasta ellas. Y empezamos a reconstruirlo.

Buscamos mensajes. Comparamos versiones. Preguntamos a un compañero. Incluso convocamos una reunión una reunión para tratar de recordar qué pasó. Si nadie lo recuerda, recorremos de nuevo el mismo camino. A veces llegamos a la misma conclusión. Pocas veces. Otras cambiamos algo que estaba allí por una razón que no vemos pero de la que nos enteramos más tarde.

Cada paso parece poca cosa. Diez minutos aquí. Media hora allá. Deja que hago una llamada más. Escribo un correo. Espero. No hay respuesta.

Como esos pasos nunca se dan juntos, tampoco vemos lo que suman. Y se suma otro coste todavía menos fácil de contar. Si no sabemos por qué se tomó una decisión, tampoco sabemos si sigue siendo válida. Hay veces que cuesta distinguir entre un criterio técnico, una preferencia del cliente o un «esto lo arreglamos después» que acabó quedándose para siempre.

Podríamos haberlo dejado escrito. Eso tampoco lo arregla todo.

Pero documentar suele verse como una tarea que se añade al trabajo «de verdad». Documentar es lo que haremos después, cuando termine la entrega. Si hay tiempo, claro. Pero nunca hay tiempo.

Entiendo la resistencia. Yo también he visto carpetas llenas de documentos que nadie consulta y actas que parecen novelas en las que es imposible encontrar la respuesta que necesitamos en ese momento.

De poco sirve escribirlo todo si después nadie sabe dónde buscar. O si nadie busca nunca ahí.

Podemos empezar por algo mucho más pequeño. Podemos empezar por dejar constancia de las decisiones que mañana costará explicar. Un diario de proyecto. Una wiki. Si a estas alturas de Notas al margen todavía no te he dejado claro que la herramienta es lo de menos, algo estoy haciendo mal. Empezar por anotar qué se decidió, por qué, qué alternativa se descartó y qué pudo hacernos cambiar de criterio.

Bastan cuatro líneas. Pero cuatro líneas en un lugar donde el equipo sepa que va a encontrarlas.

Seguro que quedan cosas fuera. No siempre acertaremos con qué merece quedar escrito. Habrá notas que nadie vuelva a leer nunca. Pero seguro que en algún sitio habrá una frase que impida repetir una discusión de dos horas que ya tuvimos o que permita a alguien continuar el proyecto sin tener que saber quién estuvo allí desde el principio y llamarlo para preguntar.

La semana pasada hablaba de la organización que solo existe en la cabeza de algunas personas. Parte de esa organización son precisamente estas decisiones. Mientras alguien las recuerda, tenemos la sensación de que el despacho conserva todo el conocimiento de lo que hace. Cuando esa persona se va, cambia de proyecto o simplemente tiene otras cosas en la cabeza, descubrimos lo poco que habíamos guardado.

Documentar no garantiza que dejemos de cometer errores. Pero documentar nos permite entender los que cometimos, por qué tomamos aquellas decisiones y qué podemos hacer de otra manera ahora.

Pienso en todas las decisiones que hemos tomado esta semana y que ahora mismo podríamos explicar sin esfuerzo. ¿Cuántas podremos explicar igual cuando volvamos a abrir estos proyectos dentro de seis meses?