La semana pasada escribía sobre reuniones que quizá podrían haberse resuelto con un correo y, mientras escribía la nota, me iba dando cuenta de que el problema contrario también se da.
Hay correos que nunca deberían haber sido correos. Correos a los que no debería ni haber puesto el asunto.
Son esos correos en los que alguien plantea una duda, alguien le responde, pero empiezan a aparecer matices y se pone en copia a un tercero para que pueda aclarar el tema. De vez en cuando, uno contesta sin poner en copia a todos. Llega otro a mitad de partido y recupera una cuestión que dábamos por cerrada tres mensajes antes.
Cuando quieres darte cuenta hay diecisiete correos, seis personas copiadas y una conversación más difícil de seguir que el árbol genealógico de Juego de Tronos.
Y muchos ya no tienen del todo claro cuál era la pregunta original. Tú el primero.
Pero seguimos escribiendo.
Contestamos tratando de aclarar lo del correo anterior. Citamos una frase. Añadimos un párrafo para explicar algo que no se entendió bien. Después otro párrafo más para que nadie interprete mal el primero…
Cada mensaje enreda un poco más la confusión que trataba de resolver, hasta que alguien se atreve a decir «¿Os parece si lo hablamos cinco minutos?».
Cinco minutos.
Cinco minutos después está resuelto.
La semana pasada comentaba que una reunión debería tener una razón para existir. Con los correos pasa exactamente lo mismo.
El correo es buenísimo para transmitir información que no necesita una respuesta inmediata. Es buenísimo para dejar constancia. Para enviar documentación. Para pedir algo concreto. Para contar cualquier cosa que pueda leerse cuando uno tenga tiempo.
Y, sobre todo, no obliga a que todos estemos disponibles al mismo tiempo. Es asíncrono.
Pero muchas veces intentamos utilizarlo para conversaciones que necesitan justo lo contrario.
Lo usamos cuando necesitamos preguntar y tener la respuesta antes de hacer la siguiente pregunta. Lo usamos cuando necesitamos comprobar si la otra persona ha entendido lo que queríamos decir. Lo usamos incluso cuando necesitamos construir una respuesta entre varios, cosa que se complica cuando cada mensaje tarda veinte minutos, dos horas o un día entero en llegar.
Si pasa cualquiera de estas cosas, escribimos más. Por si acaso…
Un correo de dos líneas pasa a ser uno de seis párrafos porque «así me anticipo» a una mala interpretación. Esos seis párrafos se convierten en diez en una respuesta que explica que no se ha entendido bien el segundo párrafo del mensaje anterior.
Y nos ponemos en modo redactor defensivo.
Terminamos dedicando más tiempo a redactar el mensaje, no sea que se malinterprete, que a mantener la conversación.
Tiene sentido. El correo parece barato. Enviarlo es gratis en coste y casi gratis en tiempo.
«Deja, le envío un correo y lo resuelvo en un minuto».
Una reunión tiene tiempo reservado en tu calendario y en el calendario de varias personas. Lo decía la semana pasada: tus treinta minutos de reunión se suman con los de cinco personas más y se convierten en tres horas de trabajo.
El correo no parece costar.
En realidad, su coste es menos evidente.
No aparecen en ninguna agenda los siete minutos que tardas en leerlo. Nadie reserva diez minutos para preparar una respuesta. Ni siquiera sumamos los cinco minutos del que intenta entender por qué está él en la conversación.
Y aquellos quince minutos redactando el mensaje para que nadie lo interprete mal eran nuestro «lo resuelvo en un minuto».
Después, el hilo de correos extiende una conversación de cinco minutos a todo el día.
Ojalá.
Tres días de intercambio de mensajes. Una semana más porque Paco esta semana no viene…
Y por eso, cuando toca elegir, una reunión puede parecer más eficiente y el correo un obstáculo que evitar.
Pero no creo que funcione así.
Una reunión innecesaria es una pérdida de tiempo. Nada que añadir a lo dicho la semana pasada. Pero una conversación de doce correos, siete personas en copia y cinco versiones del mismo adjunto también puede serlo.
No se trata de elegir el camino más rápido. Se trata de elegir el que necesita el trabajo que tenemos delante.
Hay información que hay que enviar.
Hay decisiones que tenemos que documentar.
Hay temas que necesitan tiempo para pensar la respuesta.
Y hay problemas que simplemente necesitan que los hablemos cinco minutos.
Podemos ahorrarnos bastantes reuniones preguntándonos antes si podríamos resolverlo con un correo, pero también podríamos ahorrar bastantes correos si nos preguntamos lo contrario.
No se trata de que tengamos demasiadas reuniones, como tampoco de que tengamos demasiados correos.
Es posible que se trate de que hemos dejado de decidir cuándo vale la pena hablar.
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