Hace unos días tuve una reunión que duró bastante más de lo necesario. Otra vez.
No hubo nada raro. Nadie llegó demasiado tarde, no hubo discusiones absurdas, ni apareció ese momento en el que todos miramos la pantalla esperando que alguien nos recuerde por qué estamos reunidos.
Lo de siempre. Alguien explicó el tema. Otro matizó algún detalle. Se hicieron una o dos preguntas. Se aclararon algunas dudas. Se comentaron un par de detalles por encima y, cuarenta minutos después…, estábamos en el mismo punto al que probablemente habríamos llegado con un correo de diez líneas bien escrito.
En mi cabeza, una reflexión que se repite de tanto en tanto: quizá tenemos un pequeño problema con las reuniones.
Las utilizamos para demasiadas cosas.
Hacemos una reunión para informar al equipo.
Hacemos una reunión para actualizar el estado del proyecto.
Hacemos una reunión para contar lo que hemos hecho (bien, lo que hemos hecho mal lo escribimos en un correo).
Hacemos una reunión para explicar lo que vamos a hacer.
Para confirmar decisiones que habíamos tomado en la anterior reunión, para revisar documentos que, con suerte, alguien ha leído justo antes de la reunión, una de las que más me gusta: hacemos una reunión para compartir información que podría haberse enviado por correo…
Incluso me da la sensación de que hacemos reuniones para evitar escribir un correo.
Porque reunirse parece trabajo.
Bloqueas la hora en el calendario, abres el Teams, el Zoom, el Meet, el que toque esta vez… aparece gente, conocida o no, y durante un rato todos estamos ocupados. Oficialmente ocupados. Incluso puedes ponerte el estado rojo: «Ocupado»
Pero estar ocupados no significa necesariamente que estemos avanzando.
El problema no son los cuarenta minutos de reunión. El problema es que se multiplican. Una reunión de media hora con seis personas no es media hora de reunión. Una reunión de media hora con seis personas son tres horas de trabajo.
No te cuento si además hay que preparar documentación, si «es que online no es lo mismo» y toca desplazarse, y súmale recuperar la concentración después o tener que esperar porque la reunión empieza diez minutos tarde «por cortesía» (esto da para otro correo). El coste real es mucho más que las tres horas de trabajo.
Pocas veces (casi nunca) hacemos esa cuenta.
Si alguien dedicara tres horas de su trabajo para enviar una actualización del proyecto seguro que nos preguntaríamos si merece la pena (y diríamos que no). Pero si pone una reunión «de sólo treinta minutos» con seis personas en el calendario, nos parece normal.
Es como si hubiéramos convertido las reuniones en nuestra herramienta por defecto para sincronizarnos.
Hay una duda, reunión. Hay que revisar algo, reunión. Hay que informar de los cambios, reunión. Hay que decidir, reunión. Hay un problema, reunión. Hay que preparar una reunión.. lo has adivinado: también reunión.
En el calendario acaban apareciendo días en los que terminamos cinco o seis reuniones con la sensación (falsa) de haber trabajado muchísimo y con la certeza (absoluta) de no haber tenido tiempo para hacer lo que teníamos que hacer, para hacer nuestro trabajo.
La solución no es eliminar las reuniones. Tampoco es eso. Hay conversaciones que necesitan una reunión. Hay posturas que hay que acercar. Hay decisiones complejas que hay que tomar. Hay tareas que obligan a construir entre varios. Hay conflictos. Hay conversaciones difíciles….
Ahí una reunión puede ahorrar mucho tiempo.
Pero informar no siempre necesita una reunión. Actualizar el estado del proyecto tampoco. Contar lo que hemos hecho esta semana seguro que no. Y leer juntos un documento que todos podríamos haber leído antes definitivamente no necesita una reunión, está la variante de leerle el documento a alguien que no lo ha leído cuando se lo enviaste (mi favorita).
Se me ocurre que antes de hacer la convocatoria podríamos pararnos y pensar ¿qué puede pasar en esos treinta minutos que no podría pasar de forma asíncrona?
«Contar algo», escríbelo. «Que todos estén informados», envía una actualización. «Revisar un documento», compártelo. «Tomar una decisión», vale, empieza a tener sentido la reunión…
Otro aspecto que tendría que hacernos pensar 30 segundos es preguntarnos si de verdad necesitamos que esté toda esa gente.
Hay veces que las invitaciones parecen «preventivas». Por si acaso. Por si tiene algo que decir. Por si le afecta. Por si tiene que estar informado…
¿De verdad? ¿Los ocho? ¿Para una hora de conversación en la que sabes que van a hablar los tres que tenían algo que decir?
No necesitamos menos comunicación. Necesitamos elegir mejor cómo nos comunicamos.
Un correo puede ser mejor que una reunión.
Incluso un mensaje podría ser mejor que un correo.
Desde luego, un documento compartido en edición colaborativa es mejor que veinte mensajes con adjunto y copia a todos.
Por supuesto, si necesitamos conversar una conversación puede ser mejor que todos ellos. Pero hay un momento en el que dejamos de elegir y la reunión se convierte en respuesta automática.
No utilizamos la reunión como una herramienta, perpetuamos una costumbre. Una mala costumbre.
Por mi parte, la próxima vez que tenga que convocar una reunión voy a intentar escribir primero lo que quiero contar. Como experimento. Un ejercicio.
Si lo explico bien en unos cuantos párrafos, y no necesito decisiones o conversaciones adicionales, creo que tendré resuelto el problema, tendré media hora más para trabajar, y habrá unas cuantas personas que tal vez tengan también media hora más para hacer lo que les plazca. Incluso trabajar.
Piénsalo. Media hora multiplicada por todas las reuniones que hacemos durante la semana, durante el mes, durante el año!
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