Esta semana me ha llamado la atención comprobar que no me daban las cuentas al revisar la dedicación real que habíamos tenido en un proyecto.
Como bien adivinarás, no porque hubiésemos dedicado menos horas de las previstas, sino todo lo contrario.
El proyecto había salido bien, se había entregado y no había ocurrido nada especialmente grave que justificase una desviación importante, pero las horas estaban ahí: muchas más de las que, visto el resultado, parecía lógico haber necesitado.
Revisé el listado para ver dónde se nos había ido el tiempo. Reuniones, tareas, correos, algún cambio, un par de entregas intermedias. Todo para tratar de encontrar algo que explicase la desviación. Pero no había ninguna reunión especialmente inutil, ninguna decisión de al que te arrepientes, ni una semana entera perdida por un error tonto.
Lo que había era pequeñas cantidades de trabajo perfectamente justificadas acumulándose unas sobre otras. Una revisión que hubo que repetir porque había cambiado un dato a última hora, un documento que preparamos antes de tener todos los datos y hubo que rehacer, una revisión que pasó por dos personas cuando probablemente podía haberla resuelto la primera, una exportación que hubo que rehacer porque faltaba no sé qué… Nada que fuese relevante por separado, pero todo junto explicaba unas cuantas horas.
Mientras seguía repasando el proyecto me di cuenta de que quizá no lo estaba enfocando bien. Estaba intentando averiguar por qué habíamos tardado tanto cuando lo que tal vez debería estar comprobando era cuánto de todo aquel trabajo había sido realmente necesario.
Trabajar y producir están relacionados, eso lo entendemos todos, pero no son exactamente lo mismo. Puedes dedicar muchas horas a un trabajo para ver que sólo una mínima parte de ese tiempo es la que realmente te ha resultado útil.
Es fácil olvidarlo porque el resultado se ve, es muy visible. Podemos contar horas dedicadas, número de reuniones, cuántos correos hemos enviado, todos los documentos que hemos revisado y la lista enorme de tareas cerradas.
Todo deja un rastro que sirve para demostrarnos que hemos estado ocupados.
La producción es mucho menos vistosa porque al final puede consistir en un simple informe de dos páginas, una decisión para la dirección de obra, un modelo de detalle, etc.
Recuerdo algo parecido en una obra hace años. Durante casi todo el día tuvimos un par de máquinas moviendo tierra fuera de una zona de la obra, cargando camiones y organizando acopios para poder ejecutar diferentes trabajos. La actividad era enorme, la gente no paraba y se veía mucho movimiento. Gente ocupada. Sin embargo al final de la jornada no había un volumen de obra terminado que llamase la atención.
Mover todo aquello era necesario para poder trabajar, pero no era el objetivo.
En nuestros proyectos también movemos tierra muchas veces.
Exportamos datos para volver a importarlos, convertimos documentos para adaptarlos a una plantilla, preparamos información que alguien reorganiza después, revisamos cosas que vuelven a cambiar porque todavía no eran definitivas, corregimos manualmente problemas que sabemos que vamos a volver a tener en la siguiente entrega. Y todo requiere tiempo. Y todo tiene una explicación. La cuestión es cuánto de ese movimiento necesitamos realmente.
Entonces corremos el peligro de tratar de mejorar nuestra productividad acelerando sólo esas tareas. Mejoramos las plantillas, automatizamos conversiones, reducimos el tiempo de revisión o convertimos un proceso que necesitaba una hora en algo que resolvemos en dos minutos.
Todo eso puede ser útil, pero seguimos dando por sentado que la tarea debe existir. Y resulta que a veces la mejora importante no era hacerlo más deprisa, la mejora era descubrir que podríamos evitar la tarea.
Eso fue lo que intenté hacer cuando volví a revisar las horas del proyecto.
En vez de preguntarme cómo realizar las tareas en menos tiempo, marqué cuáles podrían no haber existido.
La lista terminó siendo bastante más larga de lo que esperaba y me hizo pensar también en cómo solemos valorar nuestro propio trabajo.
Hay algo que hace que el resultado nos parezca más valioso cuando podemos contar que ha necesitado tres días que cuando hemos encontrado la manera de resolverlo en tres horas.
Seguimos asociando con demasiada facilidad esfuerzo y valor, aunque precisamente nuestra experiencia debería servir para conseguir que ciertos resultados requieran cada vez menos esfuerzo.
Acabé pensando que quizá producir más no tenga tanto que ver con aprender a trabajar más rápido como con reducir la cantidad de trabajo necesaria para llegar al mismo sitio.
No se trata de eliminar cualquier tarea que no genere directamente un entregable, porque los proyectos necesitan coordinación, comprobaciones y muchas otras actividades. Se trata de distinguir las que hacen posible el resultado de aquellas que existen por cómo hemos decidido organizar el camino hasta él.
Al final conseguí entender mejor las cuentas del proyecto. No había un agujero por el que se hubiesen escapado las horas ni una cagada que pudiésemos corregir en el siguiente proyecto, pero encontré un montón de pequeñas oportunidades para que, la próxima vez, conseguir el mismo resultado necesite bastante menos trabajo.
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