Hace unos días entré en el CRM buscando datos de un proyecto que terminamos hace meses. Necesitaba comprobar un dato para otro trabajo y me encontré con algo que no esperaba.
El proyecto seguía teniendo tareas pendientes.
Tareas del tipo revisar una plantilla, completar la documentación, comprobar un dato, revisar una alternativa que había aparecido casi al final del trabajo… Y algunas tenían incluso fecha tope (vencida hacía meses).
Pero el proyecto estaba terminado.
Ya lo habíamos entregado. El cliente estaba en marcha. No había incidencias abiertas. No había nadie esperando por nosotros. Pero el CRM decía otra cosa: 12 tareas pendientes.
Me pareció una buena imagen de algo que hacemos, creo, con demasiada frecuencia. Mientras trabajamos en un proyecto dejamos notas. Algunas son tareas necesarias. Otras son cosas que convendría revisar. Otras empiezancon un «podríamos…».
Podríamos automatizar esto. Podríamos documentar aquello. Podríamos reorganizar lo otro. Podríamos probar otra solución.
Y cada «podríamos» acaba convirtiéndose en una tarea. Tiene cierta lógica. Cuando una idea aparece en mitad de un proyecto normalmente no tenemos tiempo para decidir qué hacer con ella. Así que la anotamos. Ya la revisaremos más adelante.
El problema es que anotarla transforma la idea de una posibilidad a una tarea pendiente.
Y las tareas pendientes llevan implícita la obligación de terminarlas.
Empecé a revisar las tareas del proyecto.
Una era reorganizar parte de la documentación. Vale que la estructura que tenemos puede no ser perfecta, pero funciona y cualquiera puede encontrar lo que busca. La cerré sin hacerla.
Otra era automatizar una tarea manual. Un par de horas de trabajo para ahorrar unos minutos en una tarea que quizá no volvamos a repetir. Cerrada también.
Una más para comprobar un dato erróneo pero que no modificaba ninguna de las decisiones tomadas en el proyecto. Fuera.
Un poco raro, sí.
Estoy acostumbrado a cerrar tareas después de hacerlas. Marcar una tarea como completada sin haber hecho nada me produce una pequeña sensación de trampa.
Y creo que ese es el peligro.
Había asumido que las tareas eran trabajo sólo porque en algún momento las había añadido a una lista de «pendientes».
Y no es lo mismo.
Hay diferencias entre una obligación y una idea que todavía no hemos decidido si merece la pena ejecutar. Diferencias que cambian el significado de forma importante.
Tengo claro que durante cualquier proyecto aprendemos. Cuanto más nos metermos en un problema, mejor detectamos todo lo que podría mejorarse. Y cuando estamos terminando es cuando solemos tener más ideas de cómo podríamos haber hecho mejor el trabajo.
Si cada idea se convierte en una tarea, el proyecto empieza a tener un problema: nunca se va a terminar.
Todo se puede revisar otra vez. Todo se puede documentar mejor. Siempre hay algún proceso que se puede automatizar. Siempre hay una alternativa a valorar. Siempre se puede mejorar algo que ya funciona.
Se me ha ocurrido cambiar el enfoque. Dejar de revisar las tareas pendientes preguntándome ¿qué falta por hacer? y empezar a preguntarme ¿qué pasa si no hacemos esto?
Si el resultado deja de cumplir su función, es una tarea. Si alguien está esperando el resultado, es una tarea. Si existe un riesgo a resolver, es una tarea. Si hemos asumido un compromiso, es una tarea.
Pero si el resultado sólo es que el proyecto podría quedar un poco mejor, aunque eso también tenga valor, quizá no sea una tarea. Es una posibilidad
Y no todas las posibilidades merecen convertirse en trabajo.
Aquella mañana, de todas las tareas pendientes sólo resistieron dos.
Una tenía sentido porque afectaba a su mantenimiento futuro. La otra podía evitar un problema si el trabajo volvía a retomarse.
Las demás desaparecieron.
No las hice. No las pospuse. No cambié su fecha para la semana siguiente. Decidí que no merecían convertirse en trabajo.
Estamos acostumbrados a decidir qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo. No a decidir de forma consciente qué vamos a dejar de hacer.
Pero nuestros recursos son limitados. Cada hora dedicada a mejorar algo que ya funciona es una hora que no dedicamos a otra cosa. Cada tarea que queda abierta busca parte de nuestra atención, aunque sepamos que probablemente nunca la ejecutaremos.
Cerrar un proyecto no consiste en conseguir que la lista de mejoras quede a cero. Eso no va a pasar.
Cerrar un proyecto también es decidir qué tareas merecen realmente nuestro tiempo.
Cuando acabé, el proyecto seguía exactamente igual que una hora antes. No había mejorado ningún documento. No había automatizado nada. No había resuelto ninguna de aquellas tareas.
Pero la lista de tareas pendientes era 0
Y, estaba bien.
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