La semana pasada me rondaba en la cabeza lo fácil que es que una jornada entera me la robasen las urgencias. Una llamada que no puede esperar, un error que hay que corregir, alguien que necesita una respuesta o un fuego que hay que apagar. La sensación al final del día suele ser agridulce: mucho trabajo, poco avance.
Lo tengo claro. Trabajar es dedicar tiempo y esfuerzo a algo. Pero no implica necesariamente avanzar. Avanzar es acercarnos a algún destino, algún objetivo. Y no siempre coincide una cosa con la otra.
Podemos pasar una semana resolviendo tareas, apagando fuegos, sin acercarnos ni un poquito al objetivo. Podemos hacer que la rueda siga girando, que todo siga funcionando sin mejorar nada.
De lunes a viernes. ¿Y el viernes? El viernes miramos la lista de pendientes y acaba sonando siempre aquello de «no he tenido tiempo».
Este martes pasado reservé una mañana para terminar algo que llevaba varias semanas procrastinando. No era demasiado urgente (todavía), pero bastante importante. Y necesitaba foco. Foco y tiempo. Necesitaba revisar información, investigar, ordenar ideas y tomar algunas decisiones con calma. Un par de horas y lo resuelvo, pensé. Bloqueé el hueco en la agenda, cerré el correo y confirmé que el teléfono estaba silenciado (lo está siempre).
Al mirar el teléfono, una notificación de correo. Decidí responder el mensaje rápido para quitármelo de encima. Antes tenía que comprobar un dato. Buscar un documento que no estaba donde esperaba. Mientras lo buscaba, vi otro archivo que tenía pendiente enviar a un cliente. Antes tenía que hacer corrección mínima que tenía pendiente. La corrección llevón a una duda y la duda llevó a una llamada. Cuando colgué, en la bandeja tenía otro correo urgente. Después, una tontería que sólo me iba a llevar cinco minutos.
Cuando me quise dar cuenta, me estaban llamando para ir a comer. ¿La tarea para la que había reservado media mañana? Como al principio.
No había estado distraído, ni había estado perdiendo el tiempo. Que a veces sí. Todo tenía una justificación. Mensajes respondidos, documento corregido, algunos fuegos apagados.
Pero no había hecho lo que había decidido que era importante.
Creo que había caído en la trampa que hace que siempre parezca que nos falta tiempo: confundir el tiempo ocupado con el tiempo aprovechado.
La agenda llena dice que hemos asumido compromisos, pero no dice en ningún sitio que nos acerquen a ningún objetivo. Esfuerzo, no necesariamente avance.
Las tareas urgentes saben defenderse. Las llamadas suenan hasta que las atendemos. El correo no se mueve solo de la bandeja de entrada. Esa incidencia bloquea el trabajo de alguien.
Lo importante funciona de otra manera. Nadie te llama para recordarte que mejores un procedimiento interno. Nadie te llama para que recuerdes documentar una decisión de obra. Nadie te llama para recordarte que dediques tiempo a un proyecto tuyo.
Lo importante es paciente. Acepta que las pospongamos, que las pospongamos una y otra vez, hasta ese día en que se convierten en tareas urgentes.
Seguro que alguno de los incendios que apagamos no era inevitable. Quizá era un tema importante al no le habíamos dedicado el suficiente tiempo antes de que empezara a arder.
Me he dado cuenta de que el tiempo no desaparece de golpe. El tiempo desaparece de poco a poco: cinco minutos para responder este mensaje, diez minutos para asegurar un dato, quince de más en esta reunión y lo dejamos zanjado… Nada tiene importancia por separado, pero el día lo hemos construido minuto a minuto.
Al sumar los minutos descubrimos que ya no queda espacio suficiente para resolver aquello que exigía concentración.
No todo el tiempo tiene el mismo valor. Una hora, medida de diez en diez minutos no es lo mismo que sesenta minutos. Hay tareas que pueden resolverse a trozos, pero hay muchas tareas necesitan que nos empapemos, que recuperemos su contexto, que alcancemos cierto nivel de concentración.
Cada interrupción nos devuelve a la casilla de salida. Cada «cinco minutos y lo dejo listo» nos hace recorrer de nuevo una parte de un camino que ya habíamos recorrido. No siempre faltan minutos, muchas veces nos falta continuidad.
También falta margen.
Planificamos como si todas las tareas fuesen a durar lo previsto y como si una reunión de media hora durase treinta minutos. Nos olvidamos de preparación, trabajo posterior, cambios de contexto, sorpresas… Si no dejamos sitio en la agenda para ese trabajo invisible, cualquier imprevisto hace volar la planificación por los aires. ¿Resultado? Movemos lo importante para el final del día, para la semana siguiente o a ese «cuando tenga tiempo» imaginario, ese espacio de tiempo mitológico en el que podemos dedicar toda nuestra atención a acercarnos a nuestro objetivo.
Mi conclusión es que el tiempo que no protegemos acaba siendo ocupado por otra cosa. Una mañana reservada en la agenda no garantiza que exista esa mañana. El tiempo que tenemos disponible no son los huecos de nuestro calendario. El tiempo disponible es sólo aquel que estamos dispuestos a defender.
Y defenderlo significa aceptar que no podemos atenderlo todo. Significa que vamos a quedar mal con alguien.
Cada sí es una colección de noes. Aceptar esa reunión significa quitar tiempo a aquella tarea. Responder de inmediato a una consulta significa un stop en algo que estábamos haciendo. Seguir diciendo que sí sin decidir qué se queda fuera nos acerca a un problema futuro.
Me pregunto si gestionar el tiempo no consistirá menos en aprender a hacer más cosas y más en decidir cuáles merecen ocuparlo.
Cuando afirmamos que algo es importante, pero nunca encontramos tiempo para hacerlo, quizá el problema no sea que falte tiempo. Quizá sea que todavía no hemos decidido qué estamos dispuestos a dejar fuera para que ese tiempo exista.
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