Estoy convencido de que digitalización no es automatización, aunque a menudo se usen como sinónimos. Y no lo son porque persiguen objetivos distintos y exigen madureces distintas dentro de una organización.
El primer objetivo que me plantean cuando surge una necesidad de automatizar suele ser hacer el trabajo más rápido. Siempre trato de hacer ver que automatizar no es solo hacer más rápido, que también. Automatizar es, sobre todo, hacer siempre de la misma forma, bajo las mismas reglas, sabiendo que obtendremos siempre los mismos resultados.
Automatizar, desde mi punto de vista, implica seguridad, estabilidad, repetición y previsibilidad. Para que algo se pueda (deba) automatizar, primero debemos tenerlo claro, tener el proceso bien claro, acordado y asumido por todos los afectados. No se puede automatizar lo que cambia cada día, lo que depende de interpretaciones personales o lo que nadie es capaz de explicar del todo.
De forma habitual, aquí aparece un primer choque cultural. Muchas empresas intentan automatizar procesos que en realidad no existen como tales, sino como una suma de decisiones informales, atajos y excepciones no documentadas. El resultado suele ser frustración: la herramienta “no encaja”, el sistema “es rígido” o “esto siempre se ha hecho de otra manera”.
En realidad, lo que falla no es la automatización, sino la falta de un acuerdo previo sobre cómo y por qué se trabaja.
La digitalización va un paso antes.
La digitalización obliga a hacer explícito lo implícito. A poner nombre a las decisiones, a definir responsabilidades, a separar lo que es criterio profesional de lo que es pura rutina.
Visto así, digitalizar es ordenar, clarificar y dar contexto a la información para que pueda ser compartida, entendida y utilizada por otros. Es un ejercicio que afecta de forma frontal a lo humano, porque toca hábitos, poder, confianza y formas de colaboración. Habla de personas, de mentalidades, no de herramientas, no de máquinas.
Por eso la digitalización va de personas y de cultura de empresa. De aceptar que no todo puede depender de quien “sabe cómo se hace”. De asumir que trabajar de forma más coherente y estandarizada no significa perder valor, sino hacerlo visible y fácil de escalar, o por lo menos posible.
La digitalización va de entender que el criterio profesional no desaparece dentro de la herramienta, que no desaparece con la automatización, sino que se desplaza a los puntos donde realmente aporta valor. Y que nos toca a nosotros identificarlos.
Cuando esta base cultural no existe en la organización, en las personas que toman las decisiones, la automatización se percibe como una imposición externa.
Cuando esta base cultural existe, la automatización da el paso a convertirse en una consecuencia lógica: una forma de asegurar la calidad, el camino para mantener la coherencia y la herramienta para garantizar la fiabilidad de aquello que ya se ha decidido hacer siempre igual.
Primero se construye una forma común de pensar y trabajar. Después se automatiza. Si se invierte el orden, no se digitaliza: solo se mecaniza el desorden.
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